Unser Hinweisgebersystem

Wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliche Verantwortung sind zwei Ziele unseres Unternehmens, die sich nicht voneinander trennen lassen. Verantwortungsvolles und ethisches Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartnern, der Gesellschaft und der Umwelt sind fester Bestandteil des Wertesystems von Wiltmann. Die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften bei unserem unternehmerischen Handeln ist für uns selbstverständlich – sowohl auf lokaler als auch auf nationaler und internationaler Ebene. Verstöße hiergegen sind nicht mit unseren Prinzipien vereinbar.

Wir tun alles, was notwendig ist, um sicherzustellen, dass unser Unternehmen in Übereinstimmung mit unseren Grundsätzen agiert. Sie können uns helfen, dieses Ziel zu erreichen. Bei Hinweisen auf mögliche Gesetzesverstöße haben Sie verschiedene Möglichkeiten, uns Ihren Hinweis – auf Wunsch auch absolut anonym – zu senden.

Anliegen, die über das Hinweisgebersystem gemeldet werden können sind beispielsweise Verstöße gegen den Wiltmann Code of Conduct oder das Kartellrecht, Korruption, Betrug, Diebstahl, die Verletzung von Menschenrechten, Diskriminierung oder Mobbing.

Wichtig: Bei allgemeinen Fragen zu unseren Produkten oder unserem Unternehmen nutzen Sie bitte das Kontaktformular auf unserer Website oder schreiben eine E-Mail an info@wiltmann.de.

Neben Beschäftigten können Geschäftspartner, Verbraucher und/oder sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße abgeben.

Die Identität des Hinweisgebers unterliegt dem Gebot der Vertraulichkeit und ist nur der beauftragten Meldestelle bekannt. Hinweisgeber unterliegen zudem einem umfassenden gesetzlichen Schutz vor Repressalien. Sie haben keine Vergeltungsmaßnahmen oder nachteilige Folgen aufgrund ihrer Meldung zu erwarten. Insbesondere haben unsere Mitarbeiter, die Meldung erstatten, keine nachteiligen Folgen in Bezug auf ihre Beschäftigung zu befürchten.

Für die Meldung von Regelverstößen stehen folgende Meldekanäle zur Verfügung:

Online-Meldesystem

An das Online-Meldesystem können Regelverstöße vertraulich gemeldet werden – und zwar jederzeit und in jeder Sprache. Hinweisgeber können selbst entscheiden, ob sie sich namentlich oder anonym melden möchten:

Sie können Ihr Anliegen in der Sprache melden, mit der Sie sich am wohlsten fühlen. Sollte die gewünschte Sprache auf der Website nicht vorhanden sein, wählen Sie bitte die deutsche oder die englische Version der Website und füllen das Formular in der von Ihnen bevorzugten Sprache aus.

Nachdem Sie Ihre Meldung abgegeben haben, erhalten Sie individuelle Zugangsdaten für den Postkasten zu Ihrem Fall. Bitte notieren Sie die Zugangsdaten und bewahren Sie diese sicher auf. Mithilfe der Zugangsdaten können Sie den Fortschritt des gemeldeten Anliegens über das Online-Meldesystem nachverfolgen und gegebenenfalls weitere Informationen hinzufügen. Sollten sich während der Prüfung Ihres Falles zusätzliche Fragen ergeben, werden wir uns mit Ihnen über das Online-Meldesystem in Verbindung setzen und Sie bitten, weiteres mitzuteilen. Bitte verfolgen Sie daher den Status Ihres Berichts.

E-Mail

Sie erreichen das Compliance Management von Wiltmann unter der E-Mail Adresse compliance@wiltmann.de

Post

Wenn Sie Ihr Anliegen lieber per Brief übermitteln möchten, adressieren Sie den Umschlag bitte an folgende Postanschrift:

Compliance Management
Franz Wiltmann GmbH & Co.  KG
W.-Kleine-Str. 16
33775 Peckeloh

Telefon

Telefonisch erreichen Sie das Compliance Management zu den üblichen Bürozeiten unter der Telefonnummer +49 5423 17-760.

Persönlich

Möchten Sie Ihr Anliegen gerne in einem persönlichen Gespräch mit dem Compliance Management besprechen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an compliance@wiltmann.de und vereinbaren einen Gesprächstermin.

Jeder Hinweis wird sorgfältig und unter Einhaltung der Verfahrensgrundsätze (z. B. Vertraulichkeit, Schutz des Hinweisgebers) geprüft. Liegen konkrete Anhaltspunkte für einen Regelverstoß vor, leite der Compliance Manager eine weiterführende Untersuchung ein. Nach Abschluss der Untersuchung werden wir bewerten, ob tatsächlich ein Verstoß gegen unsere Grundsätze stattgefunden hat und geeignete Maßnahmen zur Sanktionierung ergreifen. Sie erhalten nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung, ob und welche Folgemaßnahmen in dem von Ihnen gemeldeten Fall ergriffen werden oder ob das Verfahren eingestellt wird.

Die Meldungen werden im digitalen Meldesystem dokumentiert und entsprechend der gesetzlichen Löschfristen gelöscht. Diese betragen für Hinweise, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen, drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Für Hinweise, die unter den Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fallen, gilt eine Frist von sieben Jahren ab Erstellung der Dokumentation.